Зачем юристу использовать программы для автоматизации работы

Поток информации при работе со взысканиями поступает в различном формате. Объёмы велики, и при этом у каждого документа есть свой конкретный срок для исполнения. Ручная обработка не только занимает много времени, но и создаёт большую вероятность ошибок — в первую очередь пропущенное время для передачи документа в суд или участникам процесса.

Справиться с большинством задач документооборота помогают специальные IT-решения. Основные задачи программ поддержки юриста в систематизации данных:

• оперативно найти нужный документ;
• структурировать информацию;
• контролировать сроки — от подачи искового заявления до истечения срока давности;
• увеличить количество дел в работе без расширения штата сотрудников;
• минимизировать возможность ошибки — их вероятность при человеческом факторе достигает 20%, при автоматизации не более 2%.

В делах о взысканиях и банкротствах комплекс таких решений позволяет существенно сократить общее время процесса — слишком велик перечень разноплановой документации, и вручную их обработка может затянуться вплоть до истечения срока давности.

Существует и другое преимущество, важное не столь для рядовых сотрудников, как для руководителя, — полная прозрачность документооборота, возможность отслеживать статус дел в работе, мониторинг всех сроков. С автоматизацией несложно за считанные минуты проконтролировать весь перечень дел в ведении сотрудников:

• получить оперативный отчёт по всем делам;
• разграничить уровни доступа для каждого сотрудника;
• контролировать сроки задач.

Типовые документы идут теперь по шаблону — не нужно многократно повторять алгоритм работы с каждым из них, теряя время на монотонное оформление.

Основные программы, позволяющие выполнять задачу оперативно и с максимальной точностью:

1. OCR/ML-система. Разработана для распознавания документов в бумажном варианте и их дальнейшей обработки:

• OKO-СКАН (классификация). Эта программа позволяет классифицировать полученную информацию. На практике это означает — автоматизация подготовки материалов для взыскания;
• OKO-СКАН (извлечение). Программа предназначена для извлечения конкретной информации из кредитного досье и судебных документов.

2. Автоматизация на основе цифровых сервисов. Предназначена для поддержки в ведении досудебного и судебного делопроизводства:

• Суды-online — систематизация заявлений, поданных в суды (при условии, что они подключены к ЭДО);
• База данных ФССП — работа с физическими лицами, отслеживание актуальной информации;
• Определение подсудности — также работа с физическими лицами, определение территориальности.
• Банкротство — массовое определение изменений статуса физических лиц по актуальной информации в КАД Арбитр и ЕФРСБ в делах о банкротстве;
• Мониторинг банкротства — автоматическое определение изменений статуса физических лиц.

IT-решения разработки компании Legal Resources позволяют не только вести обработку материалов дела, но и работать с информацией, извлекаемой и сохраняемой в CRM и Excel. При необходимости наши консультанты окажут поддержку — если потребуется адаптировать возможности программы под конкретные процессы. При внедрении программ важен не только точный их выбор, но и алгоритм установки. Поэтому мы предлагаем поддержку и консультацию, которые не только обоснованы теорией, но и прошли успешную проверку на практике в различных компаниях — от крупных адвокатских центров до коллекторских организаций.

Каким специалистам помогает в работе автоматизация документооборота

Естественно, без такой поддержки может обойтись адвокатская контора, в которой задействовано три сотрудника и на ведении максимум десяток дел одновременно, а дополнительные задачи не планируются. Оптимизация и классификация потребуется там, где ведётся множество проектов, одновременно проходит большой объём претензионной работы и участие в судебных разбирательствах. Дело не только в структурировании информации — как показывает практика, даже профессионал в такой ситуации пропускает сроки для подачи претензии или оформления срочной документации.

В каких структурах апробирована работа с автоматизацией:

• страховые компании, в которых, как правило, много шаблонных дел — с ними программа справляется оперативно и без сбоев, учитывая точные сроки и даты по каждому проекту;
• банковские организации любого уровня, в первую очередь, связанные с кредитными вопросами;
• финансовые структуры, в которых постоянно происходит юридическая обработка обращений граждан и юридических лиц;
• торговые компании, включая дистрибьюторский сектор — здесь в порядке вещей многочисленные претензии и спорные вопросы;
• крупные промышленные и строительные организации — через них проходит огромное количество сделок, суммы велики, соответственно, и цена ошибки составляет значительные финансовые потери;
• транспортные компании и логистический сектор — возможно, суммы здесь не так велики, как у промышленных предприятий, но гораздо больше составляется договоров, соответственно, и причин для юридических коллизий много;
• ЖКХ — а вот здесь адвокатская поддержка необходима разноплановая, в спорах с юридическими и физическими лицами, большими и маленькими компаниями, задействованными в самых различных сферах.

Требуется поддержка в работе с документами и организациям госсектора — от местных администраций до министерств. У микрофинансовых организаций объём информации и претензий значительно меньше — но и количество сотрудников невелико, следовательно здесь потребуется автоматическое ведение дел без привлечения дополнительных специалистов.

Что происходит в судебной сфере при использовании IT-решений

Может быть и не столь важное преимущество, но для многих судов и отделов приставов достаточно актуальное — хранение бумажного архива требует немало места, отдельное помещение, стеллажи. К тому же, найти нужный документ не всегда получается быстро — особенно если он оказался не в той папке, а использовать его нужно срочно.

Без увеличения штатной численности сотрудников возрастает количество дел, исчезает необходимость рутинной работы — а эти плюсы важны для судебных инстанций любой формата. Поиск документа занимает от трёх до 20 минут — при условии, что программа установлена профессионально, а сотрудники получили консультацию по нюансам работы с системой.

Что означает использование программы в службе приставов:

• подготовка даже сложного кредитного досье занимает 15-20 минут;
• на электронную подачу в суд уходит также порядка 20 минут;
• исключена потеря документов;
• не будут пропущены сроки подачи иска;
• поиск информации в общей Федеральной базе данных не займёт более пяти минут.

Упрощается работа по агентской схеме и с электронной подписью. Дополнительные возможности:

• мониторинг статусов любого количества судебных дел;
• обработка информации для подачи в суд;
• определение конкретной подсудности.

Возможна и ситуация, которая возникает редко, но может создать много дополнительных проблем: разрозненность данных о фигурантах рассматриваемого дела, когда информация находится в работе у разных приставов. Централизованная база исключает ошибки и пропуск информации. Поэтому мгновенно будет получен подробный перечень всех претензий к любому физическому или юридическому лицу.

Впрочем, на практике известны и противоположные случаи — когда пристав направлял иск однофамильцу должника, ошибался в адресе созаёмщика или несвоевременно снимал арест со счёта. Автоматизированный документооборот не ошибается в датах, не путает людей и не пропускает срок подачи исков. При этом он «ориентируется» не только в документах, находящихся в данном отделе приставов, а во всей Федеральной базе.

Как работает цифровой помощник юриста

Система legres — это не просто автоматизация рабочего места юриста, адвоката, судебного пристава. Она обеспечивает полный комплект цифровых возможностей:

1. Минимальные затраты времени на весь документооборот.
2. Ведение многих дел одновременно без риска перепутать сроки и документы для каждого из них.
3. Полное избавление от рутинных задач.
4. Возможность найти утерянный старый договор и невозможность потерять новый.
5. Ведение отчётности по заданному шаблону — оперативно и без ошибок.
6. Отсутствие многочисленных папок с бумажными носителями информации.
7. Беспроблемность изучения и хранения документов в любом формате от скана до Excel и Word.
8. Помощник, который напоминает о запланированных делах и сам разыскивает данные в централизованной базе.

К тому же, на практике нередки случаи, когда над одним делом работают несколько юристов. Каждый из них тратит время на поиск однотипной информации, направляются одинаковые запросы в одни и те же организации, дублируются документы. Единая база позволяет централизовать работу над одним делом или по разным делам с одним фигурантом — неважно, юридическим или физическим лицом. Особенно это актуально в делах о банкротстве и других имущественных спорах.

Заключение

Работая в системе Лигрес, юрист сможет выставить задачу для себя (или напоминание для коллег), мониторить её статус и оперативно находить связанные с ней дела. В календаре отражается крайний срок сдачи документов и все основные события. Мгновенно можно получить всю информацию по любому делу, включая арбитражные:

• номер дела;
• проведённые и запланированные заседания;
• участники.

Данные по аналитике позволят воспользоваться статистикой активных задач и закрытых дел. Помимо автоматической работы программы можно настроить календарь на комфортный режим — на конкретный день, текущую неделю или месяц.

При установке системы и знакомстве с её возможностями разумнее всего воспользоваться консультацией профессионалов. Специалисты компании Legal Resources предоставят всю необходимую информацию по внедрению и эффективному использованию автоматизированного документооборота. Поддержка оказывается на всех этапах работы с программой и по любым вопросам цифровизации документооборота.