Как эффективно управлять дебиторской задолженностью?

Наличие определенного объема неисполненных обязательств должников перед компанией – нормальное явление финансовой жизни любой организации. По одним обязательствам имеется спор о сумме или порядке исполнения, по другим – другие контрагенты задерживают оплату в силу различных причин, например, являются звеном в цепочке исполнений и зависят сами от поступления средств от третьих лиц.

Пока период просрочки небольшой, а объем задолженности не превышает определенный порог, дебиторская задолженность не угрожает финансовой устойчивости бизнеса. Но важно постоянно контролировать состояние дебиторской задолженности и своевременно предпринимать меры к ее погашению.

Особенное внимание анализу и взысканию дебиторской задолженности уделяют крупные кредиторы с большим количеством дебиторов (в том числе физических лиц), среди которых выделяются проблемные должники, злостные неплательщики, взыскать долг которых возможно только в принудительном порядке.

Что такое дебиторская задолженность компании?

Если кредиторская задолженность – это совокупный долг физического или юридического лица перед всеми кредиторами, то дебиторская задолженность – это, напротив, сумма всех имущественных требований самой компании к должникам. К ней относятся денежные средства, причитающиеся за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, подлежащие возврату ссуды, займы и кредиты, арендные и другие платежи.

В каждый момент времени компания имеет ту или иную дебиторскую задолженность, её размер непрерывно изменяется с возникновением новых денежных обязательств и погашением существующих. Мониторинг, категоризация долгов, и также выработка мер по их досудебному истребованию и судебному, принудительному взысканию – важный элемент финансовой политики организации.

Управление дебиторской задолженностью

Как должна быть организована работа с задолженностью в компании?

Прежде всего, формальные критерии, правила, требования устанавливаются локальным нормативным актом, который утверждается генеральным директором. Это может быть положение, регламент или другой документ, определяющий задачи и принципы работы с задолженностью, критерии классификации долгов, методы взыскания, обязанности и ответственность структурных подразделений компании.

Виды дебиторской задолженности:

• Текущая – срок оплаты (исполнения обязательства) не наступил или был пролонгирован сторонами.
• Просроченная – срок исполнения наступил, но должник не произвел оплату.
• Безнадежная – задолженность, признанная безнадежной ко взысканию в смысле ст. 59 Налогового кодекса РФ и подлежащая списанию.

Меры истребования задолженности:

• Досудебные: направление уведомлений, требований, досудебных претензий (если законом или договором предусмотрен обязательный досудебный порядок), СМС, обзвон должников, переговоры, медиация, реструктуризация или рассрочка выплаты долга.
• Судебные: приказное и исковое производство, исполнительное производство (в том числе обращение взыскания на денежные средства и имущество должника судебными приставами-исполнителями).

В зависимости от количества дебиторов, размера долга, стоимости тех или иных мер, каждая компания определяет стратегию управления взысканием дебиторской задолженности.

Так, в отношении небольших долгов нецелесообразно применять дорогостоящие судебные меры – в себестоимость взыскания входит госпошлина за обращение в суд, почтовые расходы, оплата труда юристов, расходные материалы при печати и копировании документов для подачи дела в суд. «Мелких» дебиторов позволяют эффективно охватить такие меры истребования задолженности как уведомления по контактным номерам телефонов (sms-сообщения, автоматизированный обзвон), по электронной почте, в личном кабинете клиента.

Задолженность с небольшим сроком образования (для одних компаний это просрочка оплаты менее месяца, для других – до полугода) также не всегда имеет смысл сразу передавать в суд, например, если платежная история контрагента подтверждает, что, несмотря на небольшие задержки, он всегда оплачивает накопившиеся долги. При этом важно непрерывно отслеживать долги, подходящие к сроку исковой давности, чтобы не пропустить крайний срок обращения в суд и своевременно подготовить пакет документов.

В отдельных случаях эффективно использовать такие способы погашения долга как зачет или сальдирование.

Так, для зачета требуется, чтобы у компании перед должником был собственный долг (по общему правилу, это встречное однородное требование, срок исполнения которого уже наступил, и не погашенное истечением срока исковой давности). Если компания сама является должником перед контрагентом, то она может заявить о прекращении собственного долга, зачтя его против долга контрагента перед компанией. Для совершения зачета достаточно только волеизъявления одной стороны: требуется письменное заявление направить другой стороне, и как только адресат его получит, совершится зачет (прекратятся оба встречных однородных обязательства).

Прекращение долгов сальдированием во многом похоже на зачет, но имеет некоторые отличия. Так, сальдироваться (соотноситься) могут только долги, возникшие из одного договора или нескольких взаимосвязанных договоров. Для сальдирования, по общему правилу, не требуется отдельного волевого акта, как в случае с заявлением о зачете. Сальдирование, как правило, происходит автоматически. К примеру, поставщик с нарушением сроков поставки поставил товар покупателю, но покупатель не оплатил товар полностью. Если договором поставки была предусмотрена неустойка или штраф за нарушение срока поставки товара, то покупатель вправе недоплачивать стоимость покупки товара на сумму начисленной неустойки (штрафа) за нарушение срока поставки. Для сальдирования не имеет значения тип договора, из которого возникли долги. Это могут быть любые двусторонне-обязывающие договоры: лизинг, подряд, возмездное оказание услуг, аренда, поставка, купля-продажа, перевозка, заем и т.д.

Поэтому компании для управления дебиторской задолженностью критически важно рассчитывать не только сумму тех долгов, что должны компании (дебиторская задолженность), но и одновременно осуществлять управление кредиторской задолженностью, поскольку они могут соотносится друг с другом и взаимно влиять друг на друга (зачитываться, сальдироваться, взыскиваться).

Судебное взыскание дебиторской задолженности

Крупные долги с длительным периодом просрочки, когда все досудебные меры воздействия на должника оказались неэффективны, подлежат взысканию в судебном порядке.

Взыскание долгов, возникших из предпринимательской деятельности, производится в порядке искового производства в государственном, арбитражном суде либо третейском суде, а задолженность физических лиц, не возникшая из предпринимательской деятельности, по общему правилу взыскивается в судах общей юрисдикции, в том числе мировыми судьями в порядке приказного (ст.ст. 121 – 130 Гражданского процессуального кодекса РФ) и искового производства (ст. 131 – 244 ГПК РФ).

Автоматизация судебной работы

При значительном количестве должников ускорить взыскание денежных средств позволяет автоматизация однотипных массовых операций. Особенно востребованы такие инструменты в банках, микрофинансовых организациях, компаниях ЖКХ, операторах мобильной связи и интернет-провайдерах.

Какие этапы судебной работы позволяют автоматизировать продукты Legal Resources:

• Определение территориальной подсудности и реквизитов для оплаты государственной пошлины за обращение в суд
• Формирование комплектов документов и электронная подача заявлений о взыскании задолженности в суды
• Отслеживание статусов судебных дел и банкротства должника
• Распознавания сканированных судебных и исполнительных документов, извлечение из них данных.

Инвестиции в автоматизацию бизнес-процесса взыскания дебиторской задолженности окупаются за счет экономии фонда оплаты труда, снижения рисков пропуска сроков исковой давности (и как следствие невозможности взыскать долг), уменьшения количества ошибок при подаче дел в суды (возврат документов – это дополнительные расходы на исправление недостатков и повторную подачу).